Vijf GRATIS tips om beter te vergaderen
De afgelopen tijd zijn mensen die op interim-basis in het onderwijs werken nogal negatief in het nieuws geweest. Van verschillende kanten werd de aanval op ze geopend. Gelden die rechtstreeks naar de kinderen zouden moeten gaan, worden opgeslokt door dure detacherings-, uitzend- of bemiddelingsbureaus. Schande!
Zelf behoor ik als interim-directeur ook al enkele jaren tot deze groep, soms mét en soms zonder bureau als tussenpersoon (wat dan in ieder geval weer iets scheelt). Ik zou op deze aantijgingen natuurlijk kunnen reageren door te verhalen over ondernemersrisico, toegevoegde waarde, ervaring, frisse blik van buiten, geen vakanties/ziektedagen/13e maand/arbeidsongeschiktheidsvoorziening, maar dat laat ik graag aan anderen over.
Ik heb besloten om die discussie niet aan te gaan, maar om het onderwijsveld gratis iets te geven. Mensen die vinden dat mijn werk schandelijk overbetaald wordt, krijgen zo in ieder geval een deel van ‘hun’ onderwijsgeld terug. Mensen die dat niet vinden, krijgen in ruil voor hun sympathieke standpunt, zomaar gratis iets wat ze in hun onderwijs- of andere praktijk kunnen gebruiken. Kortom: echte win-win volgens mij.
Ik begin met vijf gratis tips om beter te vergaderen. In mijn professionele reis langs veel scholen, kom ik zeer regelmatig vergaderpraktijken tegen die voor verbetering vatbaar zijn. Met onderstaande tips kan iedereen beginnen om daar morgen verandering in te brengen. En delen met anderen mag natuurlijk ook!
- Vergader niet
Als je nooit vergadert, heb je in ieder geval alle nutteloze vergaderingen overgeslagen. Dat lijkt me al pure winst.
Bovendien: als je elke zes weken een vergadering hebt gepland, wat bespreek je dan? Als je punten gaat bespreken die blijkbaar zes weken kunnen wachten tot je om tafel zit, hoe belangrijk zijn die punten dan? En als je echt belangrijke punten hebt, waarom zou je daar dan mee wachten tot de volgende vergadering? Die kun je ook tijdens een briefing, lunch of via de mail delen met elkaar.
Ik heb gemerkt dat het niet-vergaderen zelden tot brokken leidt, maar wel tot tijdwinst en vergroot werkplezier. Probeer het maar eens een tijdje uit en zie hoeveel bloed er (niet) vloeit.
- Gooi één iemand de groep uit
Laat één iemand niet mee vergaderen. Geef hem/haar de opdracht om er alleen maar op te letten of de deelnemers niet afdwalen, of de tijd niet te ver uitloopt, of iedereen wel aan het woord komt etc. In elk team zit wel iemand voor wie het een verademing is om die rol op zich te nemen, die er misschien zelfs wel goed in is of van wie het voor de rest van het team een verademing is als hij/zij niet meer mee mag praten. En als je er echt niet uitkomt, doe je het gewoon om de beurt. Je zult merken dat je, als je eenmaal een keer deze rol op je hebt genomen, anders aan vergaderingen gaat deelnemen dan ervoor.
- Doe normaal
Verwachtingenmanagement: elkaar laten uitspreken, op tijd aanwezig zijn, geen email of telefoon tijdens de vergadering, ‘laten we het even centraal houden’, de vergadering voorbereiden, alleen relevante vragen stellen: het lijkt allemaal vanzelfsprekend. Door het van tevoren nog even te benoemen wordt het ook echt vanzelfsprekend. Laten we het vergaderetiquette noemen.
Ook leuk om te doen: maak eens een lijstje van tien zaken om een vergadering te saboteren. Kijk daarna eens hoeveel ervan er bij jullie gebeuren. Oeps!
- Maak GEEN notulen
Hoeveel uren heb je de afgelopen vijf jaar besteed aan het teruglezen van notulen die echt nuttig waren? Hoeveel uren is er besteed aan het maken van notulen in die vijf jaar? Hoogstwaarschijnlijk rolt er een (hoog) negatief getal uit als je die twee van elkaar aftrekt.
Schrijf alleen op wat nuttig is: afspraken en besluiten. Typ dat tijdens de vergadering mee. Delen met iedereen. Klaar.
- Vergader MEER
Huh?
Maar doe het elke dag een kwartiertje na schooltijd, in een briefing van tien minuten elke dag aan het begin van de dag, met een broodje tussen de middag, tijdens het buitenlopen in het speelkwartier. En heel belangrijk: bespreek dan vooral de dingen waar je écht mee zit, die je écht bezighouden, waar je wakker van ligt. Dat zijn niet noodzakelijkerwijs de zaken die ook op de agenda staan, maar wel de dingen waar het onderwijs om draait. Door er veel over te praten met je collega’s kun je elke dag een stapje vooruit doen. Dan kom je in vijf weken veel verder dan dat je er één keer in de zes weken over vergadert. Dat noem ik je professionele ruimte nemen.
Hopelijk kun je bovenstaande tips gebruiken om de vergaderpraktijk op jouw school te verbeteren. Bij weerstand zeg je maar dat ik het gezegd heb.
Volgende keer meer GRATIS tips. (Ik denk er zelfs over om zes tips voor de prijs van vijf te gaan geven).
Interimmanagement 